Getting things done
March 19th, 2008
À medida que a minha vida profissional vai evoluindo (discutível, é uma expressão forte, eu sei) vou eu perdendo cada vez mais uma série de características cuja memória de as ter já remonta para aí a uma década atrás, nomeadamente: concentração, organização, memória, foco, etc.. O meu dia a dia agora é conseguir fazer uma balança o mais eficaz e inteligente possível entre o que esperam de mim e o que eu espero de mim mesmo. Não me queixo, dá-me gozo, mas não é fácil. Também se fosse… Já lá vão os dias em que a gestão do meu tempo e das minhas prioridades era feita sem o auxílio de ferramentas, tranquilamente. Hoje não dá mesmo.
O problema é que também ainda não encontrei “a ferramenta ideal” para o meu problema. O OSX foi um grande salto para a minha produtividade pessoal há uns anos atrás mas não chega. Já tentei um pouco de tudo, desde Wikis, Stickies, TODOs, Tickets, Omnifocus, Backpack, um simples Moleskine ou mais recentemente o iGTD. Mas nada parece resultar a médio prazo, ou porque são over-featured, ou não “sincronizam” com a minha vida móvel ou com as outras ferramentas que utilizo, ou porque não oferecem comodidade ou porque não resistem à prova de fogo: a inevitável vontade de ignorar todas as ferramentas e baralhar irreversivelmente a nossa agenda quando estamos mesmo debaixo de água.
Os meus amigos têm-me sugerido uma série de outros produtos ou abordagens ao problema, sendo que a minha favorita (mas não convincente) são os cartões do Pedro. Para command line junkies, também acho esta bem gira.
Na eTech deste ano assisti a uma sessão fabulosa sobre Getting Things Done (aliás, atrevo-me a dizer que para além da surpresa da predominancia dos temas sobre o cérebro humano, a gestão de tempo foi o outro grande tema desta edição). Para quem não sabe o GTD é uma metodologia de gestão de tarefas que está na moda, yada yada vão ler. A sessão foi feita pela Gina Trapani do blog Lifehacker, e que acabou de escrever um livro “Upgrade your life” sobre este tema. A apresentação está online mas vão poder ver que é inútil porque são só imagens de auxílio para aquilo que para mim foi um grande momento de comunicação e que mereceu uma ovação no fim. A Gina tem um post muito interessante sobre a aplicabilidade do GTD para o comum dos morais.
Nesta onda, também vale a pena ler uma série de posts da 43folders sobre o que eles chamaram de “Inbox Zero” (vejam também o video, especialmente a parte de QA). Um dos momentos que retive do video (38:10) e com o qual concordo tanto é que a malta mais geek confunde frequentemente a utilidade da ferramenta em si com a excitação de simplesmente querer experimentar algo de novo. E passam(os) a vida a brincar com software. So true. “One thing about geeks, in my experience, is that they don’t have a lot of what David Allen calls contexts, or a lot of different sets of tools or opportunities. They’re at the computer, that’s pretty much it. And so, for a lot of us GTD can be a just a text file. All I would say is whatever you choose, choose the tool that stops just short of being fun to use. If it’s too fun to use, you’re gonna fiddle (..) keep it to where you kind of don’t love to use it.”.
Neste momento estou a experimentar (cá vou eu outra vez) o Things, que é uma espécie de iGTD mas mais bem feito. Há uma série de vantagens que eventualmente podem resultar para mim: para além dos projectos tem a noção de contextos, tem o next, someday e postponed de que a Gina fala, é muito cómodo e está muito bem integrado com o OSX (o iGTD não está), sincroniza com .Mac e a base de dados é um ficheiro de XML que está documentado e que posso usar para meter numa página web ou no geektool. O screencast também vale a pena ver, o homem sabe do que está a falar. Só tem um defeito, é “fun” que se farta.
E vocês? Como é que resolvem a vossa vida? Cada um é um caso mas estou mesmo interessado em saber como andam a abordar isto.
um bocado como tu, tb ja’ experimentei de tudo. a u’nica coisa que uso regularmente ha’ anos, e ‘a qual volto sempre, sa~o os carto~es (eu uso um hipster pda, mas a ideia e’ a mesma), por uma raza~o mto simples: qdo estou offline preciso de algo para escrever se me lembro de alguma coisa, e na~o estou para depois ter que passar as coisas para o computador.
o papel tem outra vantagem: como e’ fisicamente limitado, tenho que substituir folhas frequentemente, e isso obriga-me a parar, ler tudo para decidir o que esta’ feito/meio-feito/nada feito/para esquecer e escolher as folhas que va~o para o lixo. esta revisa~o da mate’ria dada e’ coisa que nunca fui muito bom a fazer com qualquer ferramenta digital.
algumas notas quanto ao post:
* o problema dos contextos: e’ a u’nica coisa que me irrita no gtd. os meus contextos sa~o em mais de 95% “computador” ou “telefone”. eu sei que sou triste…
* na~o sabia que o things tinha uma db documentada (e simples de trabalhar), evitei-o exactamente para fugir ao “si’ndrome do brinquedo novo”
* da’ uma vista de olhos pelo hiveminder, julgo que em termos de acesso e’ imbati’vel (web, im, imap, cli, google calendar, …)
cheers,
pedro
esta ideia dos asteriscos para o bold e’ gira, mas era porreiro que percebesse que qdo ha’ um line break entre asterisco provavelmente se trata de uma lista
php weenies, na~o da’ para pensar em tudo…
Simples, para as tarefas do dia a dia eventos bem definidos uso o thinderbird+lightning. No thunderbird(via IMAP) tento manter a Inbox vazia, se lá está alguma coisa é porque é para resolver com urgência.
Para tudo o resto uso uma wiki. Não há nada melhor, pelo menos para mim. Lá coloco todas as tarefas e o estado delas: o que foi feito, em que dias, o que correu bem, o que correu mal, o que falta fazer e de que forma, enfim…tudo.
Isto funciona comigo porque não tenho grande necessidade de mobilidade, e normalmente uso o ibook ou um desktop para estar online.
Sinto falta de algo parecido com o twitter para registar o que vou fazendo, que permita popular e consultar a wiki via IM. Isso está no meu TO DO, vamos ver o que sai…
Olá,
eu continuo nos cartões, e a última brincadeira online que testei foi o HiveMinder.
Para já é o melhor:
1. tem interface IM o que para mim pessoalmente é importante;
2. tem interface IMAP, o que te dá imediatamente sincronização e offline mode;
3. tem um interface Web fixe de usar;
4. tem um interface command line para scripts;
5. tem uma API REST com tudo e mais um par de botas.
O que não tem é uma aplicação nativa Mac OS X que faça a ponte com o resto do Mac, mas em compensação tem um interface QuickSilver.
Mas depois de estar a usar aquilo durante umas semanas, volto aos cartões.
Acho que vou deixar de lutar por uma aplicação que me resolva o problema :).
Inté,
PS: lá pelo meio do texto, no paragrafo da Gina, terminas em “morais” e acho que é “mortais”
Também já tentei de tudo, mas de momento estou numa situação intermédia.
Eu estou a usar as tasks do ICal do OS X que funcionam muito bem com o Anxiety para ter isso na menubar, ordenadas pela prioridade.
No entanto preciso também de sincronizar com as tasks do meu Windows Mobile que anda sempre comigo. Falta-me esse aspecto visto o syncmate não sincronizar tarefas :/
O XML do Things:
cat /Users/celso/Library/Application\ Support/Cultured\ Code/Things/Database.xml
Algumas aplicações:
http://culturedcode.com/things/wiki/index.php?title=SimplePrint
http://www.culturedcode.com/things/wiki/index.php?title=User_talk:Bunker
Poderoso este Hiveminder, não conhecia. Tou a ver.
http://www.gtdgmail.com/
– MV
O zenhabits (http://zenhabits.net/) para além de algumas coisas menos interessantes, tem frequentemente posts sobre GTD.
Para além disso tentam corrigir algumas coisas menos boas na metodologia GTD (http://zenhabits.net/2007/04/zen-to-done-ztd-the-ultimate-simple-productivity-system/)
lista com varios recursos (livros, sites e imensas aplicações online e offline)
http://zenhabits.net/2007/05/massive-gtd-resource-list/
5 aplicações mac recomendadas (algumas ja faladas aqui)
http://zenhabits.net/2008/03/5-amazing-mac-apps-for-getting-things-done-plus-a-custom-rigged-setup/
Entretanto, o prof Randy Pausch (Especialista em realidade virtual - Carnegie Mellon) tb tem algumas coisas interessantes sobre gestao de tempo. São videos bastante compridos e algumas coisas já muito batidas, mas valem pela inspiração http://www.cs.virginia.edu/~robins/Randy/
Pessoalmente, tb ando à procura da ferramenta ideal. A unica coisa que faço regularmente desde ha uns 2 anos é a um tipo de “inbox zero”. Recomendo!
Nice, mas não uso GMail. E mesmo que usasse faria-me confusão criar essa dependência.
E aparentemente também não resolve o meu problema da mobilidade quando não tenho um firefox à mão.
Mas do ponto de vista técnico, é bem giro.
“O OSX foi um grande salto para a minha produtividade pessoal há uns anos atrás …”
Em que medida? Por enquanto sou uso windows, mas estou aberto a novas perspectivas… De que forma é que notaste um aumento da produtividade e quais as coisas em que notaste mais isso?
Quanto ao resto ainda não posso mandar o meu palpite, ainda sou jovem e não me preocupo muito com o GTD. Mas vou ler os artigos obviamente.
Abraço
Eu é mesmo a técnica do Bloco… ou melhor, caderno pequeno liso (sem linhas) do Continente… barato, capa dura e argolas (dá jeito para arrancar folhas).
Mas isto em relação a notas/taks a fazer enquanto não estou no local de trabalho.
No escritório em si, tenho um caderno maior (A5) onde aponto tudo o que tenho a fazer e ao fim do dia, re-ordeno a lista para o dia seguinte e coloco essa página aberta do caderno em cima do teclado.
Assim de manhã nunca me distraio muito e faço logo algumas dessas tarefas.
Também já tentei muitos desses GTD softwares mas… não são para mim…
Hmm. Responder a esta pergunta levaria muito tempo mas vou resumir.
1º Eu nunca usei Windows na vida, mesmo. O meu ambiente de desktop anterior foi Linux. Mas o Linux em Desktop, para mim, não está lá ainda (embora esteja a melhorar muito eu sei, no outro dia instalei o Ubuntu numa VM só para ver).
2º Metade da minha vida são terminais abertos, mundo *nix e sessões de ssh. Portanto qualquer solução que não tiver um core posix não me serve.
3º O OSX reune o melhor dos dois mundos: É muito bom no desktop com um conjunto de aplicações de produtividade de base que estão incrivelmente bem conseguidas e coordenadas (as iApps) e ao mesmo tempo é posix compliant, BSD based.
4º Everything just works. Out of the box. E a arquitetura do OS é brutal. E por isso as aplicações de Mac, se não aldrabarem, ficam
todas muito bem integradas com o ecosistema.
http://developer.apple.com/macosx/architecture/index.html
5º O Windows irrita-me profundamente. Para teres um ambiente decente tens que ter uma mescla tão grande de aplicações de terceiros, e o OS tem que lidar com tanto legacy, e é tudo tão desintegrado. E falha imenso nos pormenores de usabilidade. E depois há toda uma postura (que felizmente tem vindo a mudar) da utilização de protocolos proprietários. Nunca daria para mim.
O resto é meio sensasionalista mas isto pode-te ajudar:
http://www.apple.com/getamac/
“http://www.apple.com/getamac/”
hahahah
Antes de mais obrigado pela resposta. O produto é bom, sem dúvida que sim, mas não concordo nada com o fanatismo de 90% dos doentes que usam apple. Eles põem a fasquia tão alta e falam tanto daquilo que acho que é demais. E também não concordo que todos sejamos obrigados a ter filhos do Steve Jobs lá por causa das Steve Notes! Isso desgosta-me na apple, o mediatismo da coisa!
Tenho aqui um desses “doentes” a viver comigo na Holanda, e tenho apanhado uma esfrega de todo o tamanho, que me está a fazer reconsiderar a minha escolha ao ponto de pensar em adquirir nos próximos meses um iPhone, e talvez como próximo portátil um Macbook Pro.
Mesmo em questões de produtividade acho que ele tira bastante mais proveito do OS dele que eu, porque ambos temos ecrãs de 15,4″ e ele consegue ter 3 terminais abertos (nativos) e ainda o itunes aberto “no mesmo screen” e eu com 2 putty’s abertos já fico sem espaço para nada…
Não sei como, é estranho, mas parece que as coisas estão mais optimizadas no OSX.
Qualquer dia tenho que experimentar… Por agora no verão vai ser Linux para servidor, e depois quando houver fundos pensa-se no Mac.
BTW… outra coisa mt má da apple é a conversão de preços deles. Será que eles já ouviram falar no euro? Ou para o eles o euro é igual ao dolar? Se (como se pensa) fizessem uma conversão justa de dolar< -> euro era como pães quentes…
Um @braço
Boas!
Para tentar ter as coisas prontas eu uso:
> Tarefas;
Remember The Milk (http://www.rememberthemilk.com)
É uma excelente aplicação que permite ter acesso às tarefas em qualquer lado, desde que se tenha telemóvel com ligação à Internet;
Google Calendar
Funciona bem com a extensão Lightning do Mozilla Thunderbird, mas também pode ser sincronizado com Outlook e com o Mac Mail (acho que é assim que se chama);
Ficam as sugestões, pois sem dúvida também uma luta que tenho vindo a travar comigo próprio: “Get Things Done”
Espero ter ajudado
Bom, o meu método é mesmo concentrar tudo no Outlook. Como tenho um telefone Windows Mobile faz sentido e posso introduzir novos elementos longe do computador. Mas basicamente acho que basta uma app que tenha tasks e appointments por categorias com uma versao móvel (mesmo que limitada).
O importante para mim mesmo é capturar tudo o que me vem à cabeça de que preciso de fazer. Depois é uma questão de rever todos os dias de manhã a lista e redistribuir as tarefas.
Regras de ouro para mim são:
- Se demora menos de 2min a fazer, fazer já.
- Inbox zero todos os dias.
right… o que e’ que o fanatismo tem a ver com os ganhos de produtividade da plataforma?
qto aos prec,os, faz as contas ‘as taxas de importac,a~o e ao iva que se cobra na europa e vera’s que o prec,o e’ praticamente o mesmo.
O iGTD ultimamente tem um grave problema… Ora tenta lá seguir o link dele O:-)
And for software what is the excuse to have $ = € ??
I would upgrade to 10.5 if they allowed me to download the update based on the real $/€ rates.
Why should I pay 50% more than USA users?
Boas..
Confesso que já tive por aí… e estou neste momento também a experimentar uma combinação de Things para gtd e evernote para notas e afins.
Já experimentei o iGTD, o omnifocus, rememberthemilk, o backpack e neste momento começo seriamente a duvidar da minha vontade de GTD
é que o problema de se usar uma metodologia GTD, esta não pode ficar pelo nosso mac e vida digital. Toda a tua mentalidade tem que começar a pensar em GTD like, pois esta não se coaduna com a barafunda que nos re-envolve. BAsta quebrares um dia e começas a por em dúvida tudo o que tens tão organzadinho no teu ecrã.
E olha que isto vem de um control-quase-freak que conseguiu manter um MS Money actualizado durante 3 anos, e com um desvio final de cerca de 3.000€ em pocket money ;P… acho que este foi mesmo o meu major achievement
Com o GTD… normalmente aguento 2 ou 3 dias…
Quanto à guerra windows VS mac.
Eu não acho ridícula a posição dos zealots de parte a parte… acho ridícula a propria guerra…
o PC é uma ferramenta, cada um de nós tem um gosto especial pelo formato do cabo que ela apresenta, vibração, etc…
No meu caso pessoal tenho pena que as “grandes empresas” não consigam ter suporte para os vários ambientes já que se me deixassem, pagava de bom grado o diferencial para um mac, para ter no trabalho… mudei à coisa de 1 ano e meio, e hoje em dia, deprimo-me só olhar para um ecrã de windows… talvez explique a minha crise recente de produtividade na empresa
Have fun!
JPCarvalhinho
Experimentei e fiquei: http://www.nozbe.com
Iniciei no módulo grátis, depois de ver os 10 videos curtos e grátis.
Pu-los em prática no modo grátis do Nozbe e funcionou.
Não deixem de experimentar pois é simples e extremamente eficaz.